Смета расходов на проведение мероприятия


А вот подтверждением произведенных затрат по смете служат соответствующая «первичка»: квитанции, счета-фактуры, накладные, акт выполненных работ и т.п. Смета может быть составлена разными способами:

  • Аналоговый, когда средний размер затрат черпается из расценок по сметам на такие же мероприятия.
  • Ресурсный метод основывается на планировании трат по фактической стоимости каждой позиции сметы и их суммирования.
  • Индексный метод, при котором в расчет берутся нормативные показатели, корректируемые на индекс текущих цен.

Последний способ, в силу своего удобства, и пользуется наибольшим распространением.

Смета всегда составляется заранее, как минимум за месяц до мероприятия. Обычно непосредственная обязанность по формированию сметы лежит на сотруднике или руководителе того отдела, который напрямую занимается проведением мероприятий:

Как обосновать и документально подтвердить представительские расходы

Кроме того, сами расходы должны быть подтверждены документально.

Это обусловлено тем, что обычно, перед тем как попасть к директору для окончательного одобрения, документ проходит еще ряд структурных подразделений.

1Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (п. 1 ст. 252 НК РФ) В Налоговом кодексе не оговорен конкретный перечень документов, подтверждающих . Примерный перечень таких документов приведен в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807.

Назовем их: приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на представительские цели; смета представительских расходов; первичные документы, подтверждающие приобретение и стоимость товаров (услуг сторонних организаций или переводчиков), использованных для представительских мероприятий (договоры, счета, накладные, акты сдачи-приемки выполненных работ, счета-фактуры, наряд-заказы, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы); отчет о фактических

Как составляется приказ о представительских расходах

Приказ может быть издан в отношении конкретного мероприятия, которое нужно организовать компании, например, приказ об организации переговоров. Если распоряжение составляется в целом по предприятию на год с целью установления норм представительских затрат, то отдается распоряжение установить данные нормы в определенном размере — далее приводится перечень расходов с указанием расходов в рублях на одного человека в сутки. В таком приказе назначается ответственное за исполнение и контроль лицо.

Такое документ составляется в начале года, на который составляется смета.

Скачать образец приказа о представительских расходов на 2020 год — . Если распоряжение издается в отношении конкретного мероприятия — переговоры, встреча, деловой обед и пр., то указывается соответствующий заголовок, кратко описывающий суть содержимого. Далее вносится обоснования для издания приказа, например, «с целью проведения переговоров с ООО «___».

Приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия и утверждении сметы расходов на его проведение

5. Утвердить список работников организации для участия в _____________: — ____________________________________________________________________; (указать должность и Ф.И.О.

работника) — ____________________________________________________________________; (указать должность и Ф.И.О.

работника) — ____________________________________________________________________; (указать должность и Ф.И.О. работника) — ____________________________________________________________________.

(указать должность и Ф.И.О. работника) 6. Руководителю транспортного отдела _______________________ обеспечить транспортное обслуживание представителей _________________________ во время проведения мероприятия. 7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой (вариант: возложить на ______________________________).

(указать должность и Ф.И.О.) Приложения: — N 1 — Программа проведения ______________________________; (указать мероприятие) — N 2 — Смета расходов на проведение ____________________________.

Представительские расходы: документальное оформление в 2020 году

В эту категорию входят траты на алкогольные напитки.

  • Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
  • Услуги и затраты на буфет.
  • Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.
  • При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:

    • Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
    • Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.
    • Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.

    Конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформить первичными учетными документами.

    Представительские расходы: оформляем документы

    Вот тут предприятие и сталкивается с так называемыми представительскими расходами, которые следует документально правильно оформить и отразить в бухгалтерском и налоговом учете.

    В противном случае не избежать претензий со стороны контролирующих органов. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:

      представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества; участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

      Понятие представительских расходов Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп.
      А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет.

    Приказ о представительских расходах

    Официально утвержденной структуры приказа не существует.

    Однако практика показывает, что в качестве неотъемлемых элементов в распоряжение о представительских расходах необходимо включать: фирменное наименование налогоплательщика; название приказа (например, «Приказ об организации мероприятия по проведению деловых переговоров с ООО «ААА», «Приказ об организации банкета совета директоров» и т.д.); порядковый номер документа; дату и место вынесения распоряжения; цель документа (не должна совпадать с его названием, например: «для согласования условий контакта», «для выработки стратегии развития бизнеса» и т.д.); ФИО и должность сотрудников, которым поручается представление интересов компании; название мероприятия (может совпадать с названием приказа) и место его проведения; лимит затрат, выделенный на данное мероприятие (в виде таблицы);

    Образец составления сметы расходов

    Большая часть статей являются основными, поскольку без этих издержек обойтись невозможно. К накладным относят группу расходов, которые не являются обязательными (например, оформление зала живыми цветами, подарки в виде сувениров, праздничные приглашения по почте и т.п.). При составлении документа используются разные способы, на выбор специалиста:

    • Повременной – на основе измерения стоимости единицы рабочего времени (трата ресурсов, работа оборудования и сотрудников).
    • Аналоговый – составление сметы на основе подобных документов, которые уже были отработаны в прошлом. Такой способ неизбежно приведет к возникновению ошибок из-за того, что цены постоянно меняются во времени.
    • Ресурсный – на основе фактических цен на ресурсы.

    Существуют и другие методы разработки сметы расходов (например, базисно-индексный), однако они применяются исключительно при планировании затрат на строительство/ремонт объекта.

    Составляем положение о представительских расходах — образец

    Их можно использовать для уменьшения налоговой базы при исчислении налога на прибыль — в размере, который не превышает 4% от расходов на оплату труда в соответствующем налоговом периоде. К расходам на оплату труда относятся, в частности:

    1. отпускные.
    2. зарплата (состоящая из окладов, премий, иных выплат по договору);
    3. отчисления в государственные фонды;

    Полный перечень расходов на оплату труда отражен в положениях ст. 255 НК РФ. В бухгалтерском учете представительские расходы не выделяются в отдельную категорию издержек.