Лазер Вирта


: ■ составление проекта документа и его оформление; ■ согласование проекта или визирование; ■ подписание документа руководителем; ■ утверждение (при необходимости); ■ регистрация и отправка документа. Составлением проекта черновика документа занимается специалист структурного подразделения или секретарь-референт, имеющий соответствующую квалификацию. Документ оформляется по ГОСТ Р 6.30—2003, затем визируется исполнителем или специалистами сторонней организации. В этом случае оформляется лист согласования.

Если в процессе согласования были сделаны замечания по проекту документа, то они обязательно должны быть внесены в текст. Прежде чем передать документ на подпись руководителю, секретарь редактирует текст, проверяет правильность оформления, наличие всех необходимых виз и приложений к документу, который затем передается на подпись руководителю вместе со всеми материалами, на основании которых он был подготовлен.

Порядок оформления и регистрации исходящих документов

Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. С резолюцией руководителя документ передается ответствен­ному исполнители) под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколь­кими исполнителями одновременно секретарь-референт может размножить входящий документ и передать копии исполнителям. Отдельные важные или срочные документы руководитель может поставить на контроль. Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с ис­полнителями.
Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.

На документе исполнителем проставляется реквизит

«отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

. Затем поступивший документ подшивается в дело с примерным заголовком «Переписка с внешними организациями за 2003 г.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству.

На практике в него включают:

  1. поздравительные письма и телеграммы;
  2. информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
  3. пригласительные билеты.
  4. рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании.

От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)).

Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством

Регистрация исходящих документов

Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо – не письмо, а только его проект.

— коммерческие предложения; — рекламные материалы; — прайс-листы, — поздравления; — приглашения на различные развлекательные или промо-мероприятия (приглашений на совещание это не касается). Обратите внимание: если какие-то из перечисленных документов планируется отослать с сопроводительным письмом, то подлежит сопроводительное. То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены.

Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо. На бланке организации для писем обычно предусмотрены специальные поля для даты регистрации и номера письма: _____________ № _______ Обычно эти поля располагаются под «шапкой» с наименованием организации, адресами и реквизитами. Для визового экземпляра письма, которое готовится не на бланке, а на обычном листе бумаги, секретарь может заказать специальный штамп, чтобы не писать номер и дату от руки:

Характеристика и классификация исходящих документов

Классификация документов — это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела — это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела.

Дело — это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, соответствующим образом оформленную. Нельзя подшить в одно дело документы с различным по характеру содержанием, например письма об исполнении задания по строительству объекта и приказы о повышении квалификации сотрудников. Классификация документов — необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документы классифицируются по разным признакам: · по способу фиксации информации документы делятся написьменные, графические, фото — и кинодокументы, электромагнитные.

Пассажир

Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

  1. информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
  2. пригласительные билеты.
  3. поздравительные письма и телеграммы;
  4. рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании.

От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса. Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)).

Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Понятие входящих документов

При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской «Ошибка в адресе»).

При отсутствии листов документа или приложения: — ставится в известность отправитель; — делается отметка на самом документе; — делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе «Примечание»). Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо со­блюдать конституционное право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма: — имеющие пометку «Лично» («Private»); — имеющие пометку «Конфиденциально» («Confidential»), если не имеет допуск к ним. При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение: — на регистрируемые; — нерегистрируемые документы.

При проведении разметки входящие документы

Регистрация документов в вопросах и ответах

Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р. При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например: № 26-р – в распоряжениях; № 26-лс – в приказах по личному составу; № 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний. Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Регистрация документов строится на следующих основных правилах. Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении).

Совет 1: Как оформлять исходящую документацию

Исходящие письма могут быть инициативными и ответными.

В первом случае вы начинаете (инициируете) переписку с другой организацией или конкретным человеком по какому-либо служебному вопросу. Ответное письмо должно содержать информацию, соответствующую поступившему запросу. 2 Напечатайте письмо в двух экземплярах на бланке вашей организации.

Следите за правильностью оформления верхней части документа, так называемой «шапки».

Кроме реквизитов компании, расположенных на бланке справа, в нее входят данные адресата и заголовок письма.