Cдача кадровых документов в архив


И если ваши дела изначально были оформлены, как полагается, процедура сдачи кадровых документов в архив пройдет без дополнительных временных и финансовых затрат. Рассмотрим процедуру по шагам: Собираем личные карточки, приказы, письма, которые уже вышли из документооборота и формируем их в дела. Для этого необходимо определить срок их хранения и распределить относительно этого: вместе должны лежать документы с одинаковым сроком хранения. Проводим экспертизу ценности, чтобы выявить лишние копии и документы, которые не подлежат долгосрочному хранению, или вообще не имеют никакого отношения к делу.

Оформляем дела. Для этого их нужно подшить в твердую обложку и указать на ней реквизиты дела.

Организуем архивную работу в отделе кадров

Архив — организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.

Нужно указать: номер дела, срок хранения, дату, название, количество листов. Далее при сдаче кадровых документов в архив следует сделать внутреннюю опись для личных дел, а также общую опись, содержащую перечень сдаваемых дел.

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов: — центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти; — центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

Как работодателю выдать архивную справку о стаже работы

Получить ее можно либо в МФЦ, либо в местных органах власти.

Цель создания архива в организации — это своевременный прием архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечение их учета, сохранности, упорядочения и использования.

А если нужно подтверждение стажа, к примеру, для получения звания «Ветеран труда» или при выходе на пенсию, то обращаться стоит непосредственно к своему работодателю — нынешнему и, при необходимости, предыдущему. Если организация по каким-то причинам больше не существует, тогда сведения следует запрашивать либо у ее преемника, либо в городском архиве.
Независимо от того, куда вы обращаетесь, нужно подать письменное заявление о предоставлении сведений.

Придется уточнить:

  1. Ф.И.О. заявителя;
  2. наименование организации, в которую направляется запрос;
  3. причины обращения и суть запроса;
  4. контактные данные.

Письменный запрос лично подписывается заявителем и датируется текущей датой. Чаще всего в отдел кадров обращаются за подтверждением трудового стажа, поэтому возьмем образец архивной справки

Если вы пришли в архив…

Они делятся на три группы:

    служебного характера от органов законодательной и исполнительной власти; от физических и юридических лиц; запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские. Для нас наиболее интересными будут социально-правовые запросы от физических и юридических лиц.

    По Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ к социально-правовым запросам относятся запросы о подтверждении:

      трудового стажа и размера заработной платы, службы в воинских частях и формированиях, о состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий, об актах гражданского состояния и т.п.

      Пример

Архивная справка – образец составления

Следует учитывать, что без такой ссылки на архивные документы (поисковые данные) справка не будет иметь юридической силы.

В архивную справку следует включать только сведения, которые относятся к упомянутому в запросе лицу. Если же в документе-основании дополнительно содержатся данные на каких-либо еще лиц (т.е. не перечисленных в запросе), то в справке не допускаются любые указания на них. Последовательность событий в тексте отражают по хронологическому принципу, как они изложены в архивных документах.
При этом не допускаются исправления в тексте.

В случае наличия переименования структурных подразделений, непосредственно самой организации или должностей в течение ряда лет, то современные их названия в архивной справке не должны фигурировать. Т.е. при составлении архивной справки о работе человека в организации все наименования переносят из архивных подлинников в точности как они там указаны (в интересующий период в прошлом).

Рекомендации по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации

Такая унификация будет способствовать более оперативному исполнению запросов граждан.Кроме запросов о подтверждении стажа и размерах заработной платы к наиболее часто встречающимся относятся и запросы репрессированных граждан об их реабилитации.Образцы ответов на типовые запросы подготовлены на основании материалов, представленных в Федеральное архивное агентство органами управлений архивным делом субъектов Российской Федерации.

Они сгруппированы по 5 разделам и приводятся в приложениях 1-10.1. Архивные справки, подтверждающие страховой стаж работыВышеуказанные справки выдаются на основании таких документов, как: приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении с работы, переводе на другую должность, о предоставлении отпуска; письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и произведенных отчислениях страховых взносов; акты о приемке работ, выполненных по трудовому

Образец архивной справки

В этом же документе содержится коллекция образцов архивной справки (75 примеров по наиболее часто встречающимся запросам).

По статистике Росархива, запросы на подтверждение фактов, касающихся трудовой деятельности, являются наиболее распространенными, поэтому рассмотрим их в первую очередь. Чаще всего работники начинают беспокоиться о подтверждении трудового стажа перед выходом на пенсию или для получения звания «Ветеран труда» — в этих случаях они должны найти своих прежних работодателей и получить документальное подтверждение у них.

Нередко такой поиск превращается в детектив: ведь многие организации, существовавшие в 1990-2000-е годы, давно закрылись. Где и как их искать — однозначных рецептов нет, а подсказки могут быть такие.

В поисковой системе в Интернете в строке поиска точно ввести то название организации, которое указано в трудовой книжке. Если организация нашлась — обращаться

Совет 1: Как оформить дела при сдаче в архив

Это означает, что при трудоустройстве вы составляли личное дело, первым листом которого являлось заявление о приеме на работу.

При передаче дела в архив первым листом будет заявление об увольнение. 2 Подшивая личное дело сотрудника, одновременно составляйте опись подшиваемых документов.

В личное дело для передачи в архив подшейте все имеющиеся документы: анкету или резюме, копии документов об образовании, копии приказов о приеме на работу, увольнении и иных приказов, которые издавались в процессе работы сотрудника. Это могут быть приказы о повышении или понижении зарплаты, о переводе, об исполнении дополнительных обязанностей и т.д.

Также приложите все справки, которые когда-либо предъявлял сотрудник в вашу организацию, копию трудового договора, дополнительные соглашения, нормативные акты, относящиеся к работе сотрудника.

3 Подшейте дело в папку скоросшивателем, пронумеруйте все листы в правом верхнем углу.

Подготовка отделом кадров документов к сдаче в архив

Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т.д. Завершающим этапом делопроизводства по кадрам является подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации или при отсутствии архива — к последующему хранению в службе кадров после завершения их делопроизводством.