Оглавление:
- Cдача кадровых документов в архив
- Организуем архивную работу в отделе кадров
- Как работодателю выдать архивную справку о стаже работы
- Если вы пришли в архив…
- Архивная справка – образец составления
- Образец архивной справки
- Совет 1: Как оформить дела при сдаче в архив
- Подготовка отделом кадров документов к сдаче в архив
Cдача кадровых документов в архив
И если ваши дела изначально были оформлены, как полагается, процедура сдачи кадровых документов в архив пройдет без дополнительных временных и финансовых затрат. Рассмотрим процедуру по шагам: Собираем личные карточки, приказы, письма, которые уже вышли из документооборота и формируем их в дела. Для этого необходимо определить срок их хранения и распределить относительно этого: вместе должны лежать документы с одинаковым сроком хранения. Проводим экспертизу ценности, чтобы выявить лишние копии и документы, которые не подлежат долгосрочному хранению, или вообще не имеют никакого отношения к делу.
Оформляем дела. Для этого их нужно подшить в твердую обложку и указать на ней реквизиты дела.
Организуем архивную работу в отделе кадров
Архив — организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.
В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов: — центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти; — центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
Как работодателю выдать архивную справку о стаже работы
Получить ее можно либо в МФЦ, либо в местных органах власти.
Придется уточнить:
- Ф.И.О. заявителя;
- наименование организации, в которую направляется запрос;
- причины обращения и суть запроса;
- контактные данные.
Письменный запрос лично подписывается заявителем и датируется текущей датой. Чаще всего в отдел кадров обращаются за подтверждением трудового стажа, поэтому возьмем образец архивной справки
Если вы пришли в архив…
Они делятся на три группы:
- служебного характера от органов законодательной и исполнительной власти; от физических и юридических лиц; запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские. Для нас наиболее интересными будут социально-правовые запросы от физических и юридических лиц.
По Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ к социально-правовым запросам относятся запросы о подтверждении:
- трудового стажа и размера заработной платы, службы в воинских частях и формированиях, о состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий, об актах гражданского состояния и т.п.
Пример
Архивная справка – образец составления
Следует учитывать, что без такой ссылки на архивные документы (поисковые данные) справка не будет иметь юридической силы.
В случае наличия переименования структурных подразделений, непосредственно самой организации или должностей в течение ряда лет, то современные их названия в архивной справке не должны фигурировать. Т.е. при составлении архивной справки о работе человека в организации все наименования переносят из архивных подлинников в точности как они там указаны (в интересующий период в прошлом).
Рекомендации по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации
Такая унификация будет способствовать более оперативному исполнению запросов граждан.Кроме запросов о подтверждении стажа и размерах заработной платы к наиболее часто встречающимся относятся и запросы репрессированных граждан об их реабилитации.Образцы ответов на типовые запросы подготовлены на основании материалов, представленных в Федеральное архивное агентство органами управлений архивным делом субъектов Российской Федерации.
Они сгруппированы по 5 разделам и приводятся в приложениях 1-10.1. Архивные справки, подтверждающие страховой стаж работыВышеуказанные справки выдаются на основании таких документов, как: приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении с работы, переводе на другую должность, о предоставлении отпуска; письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и произведенных отчислениях страховых взносов; акты о приемке работ, выполненных по трудовому
Образец архивной справки
В этом же документе содержится коллекция образцов архивной справки (75 примеров по наиболее часто встречающимся запросам).
Нередко такой поиск превращается в детектив: ведь многие организации, существовавшие в 1990-2000-е годы, давно закрылись. Где и как их искать — однозначных рецептов нет, а подсказки могут быть такие.
В поисковой системе в Интернете в строке поиска точно ввести то название организации, которое указано в трудовой книжке. Если организация нашлась — обращаться
Совет 1: Как оформить дела при сдаче в архив
Это означает, что при трудоустройстве вы составляли личное дело, первым листом которого являлось заявление о приеме на работу.
При передаче дела в архив первым листом будет заявление об увольнение. 2 Подшивая личное дело сотрудника, одновременно составляйте опись подшиваемых документов.
В личное дело для передачи в архив подшейте все имеющиеся документы: анкету или резюме, копии документов об образовании, копии приказов о приеме на работу, увольнении и иных приказов, которые издавались в процессе работы сотрудника. Это могут быть приказы о повышении или понижении зарплаты, о переводе, об исполнении дополнительных обязанностей и т.д.
Также приложите все справки, которые когда-либо предъявлял сотрудник в вашу организацию, копию трудового договора, дополнительные соглашения, нормативные акты, относящиеся к работе сотрудника.
3 Подшейте дело в папку скоросшивателем, пронумеруйте все листы в правом верхнем углу.
Подготовка отделом кадров документов к сдаче в архив
Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т.д. Завершающим этапом делопроизводства по кадрам является подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации или при отсутствии архива — к последующему хранению в службе кадров после завершения их делопроизводством.
При каких условиях налоговая может выписать штраф за несвоевременную сдачу отчетности
Брызговики на ваз 2114 задние от приоры