Оформление дел


На обложке дела указываются реквизиты.

  1. • наименование организации;
  2. • заголовок дела;
  3. • количество листов в деле;
  4. • номер (индекс) дела;
  5. • архивный шифр дела.
  6. • срок хранения дела;
  7. • дата дела (тома, части);
  8. • наименование структурного подразделения;

Оформление проставляемых на обложке дела реквизитов осуществляется следующим образом:

  1. • заголовок дела переносится из номенклатуры дел;
  2. • дата дела содержит указание года заведения и окончания дела в делопроизводстве.
  3. • наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
  4. • наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой;
  5. • номер дела должен соответствовать индексу дела по номенклатуре дел;

Нумерация листов дела

После перенумерации дела необходимо внести соответствующие изменения в лист-заверитель и внутреннюю опись или составить новые лист-заверитель и внутреннюю опись.

Составление заверительной надписи После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая оформляется на отдельном листе-заверителе (приложение 1), подшитом в конце дела. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество листов в деле и количество листов внутренней описи, а также указываются особенности документов дела: наличие литерных и пропущенных номеров листов; листов с наклеенными документами и вырезками из газет; склеек с указанием количества склеенных листов; конвертов с вложениями; фотографий, чертежей, диаграмм, рисунков и др.
В журналах и книгах указывается количество заполненных листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности

Бесплатная юридическая помощь

В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора.

Важно Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п.

3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в

Кто не идёт вперед, тот идёт назад

Отдельная обложка (например, дела) не нумеруется, но в общем случае титульный лист из нумерации не исключается, особенно если на его обороте уже помещается документированная информация – но чётко об этом почти нигде не сказано.

Требования о нумерации страниц только карандашом установлены для документов постоянного срока хранения и учитывают достаточно часто возникающую необходимость перенумерации дел по тем или иным причинам.

Но вот при нумерации судебных дел (примеры см.

ниже) требуется обязательно использовать шариковую ручку – здесь, наоборот, это делается для того, чтобы затруднить попытки перенумерации листов дела.

1. Нумерация обложек Порядок подготовки и передачи дел в архив федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 3 к Приказу Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 25 декабря 2014 г. N П/637) 3.2.1. Нумерация листов в деле осуществляется в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Таким образом, специалисты отдела кадров могут формировать личные дела не на весь коллектив, а только на основную его часть, в которую включены:

  1. ведущие специалисты;
  2. руководящие должности и их заместители;
  3. специалисты с перспективой повышения в должности и пр.
  4. материально ответственные работники (, кассиры и т. д.);

Но практика показывает, что гораздо проще вести учет всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности, так как этот пакет документов — упорядоченный источник сведений о каждом специалисте, доступный в любое время.

При создании пакета не лишним

Как оформить личное дело гражданского служащего?

Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно.

Так и поступают в большинстве компаний, ведь в личном деле хранятся все копии документов работника, приказов и иные важные бумаги. Его форма не унифицирована, единого образца личного дела сотрудника не существует, поэтому каждый владелец компании решает этот вопрос самостоятельно.
Обложку оформляют следующим образом: *Указывают название организации или учреждения.
*Подразделение. *Срок хранения. *Наименование дела. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). 3. Ответ: Каким образом вести опись документов личного дела? Опись составлять на каждый том личного дела отдельно либо вести одну опись на все тома дела?.

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации (роли не играет).

Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

См.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов).

статью «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2020 См. статью

«Доступ к персональным данным при передаче на аутсорсинг бухгалтерского и кадрового учета»

журнала № 4′ 2020 См. новость

«Сбор персональных данных из социальных сетей – мнение суда»

журнала № 4′ 2020 Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника.

Работодатель не обязан вести личные дела на своих работников, их обязаны вести только на госслужащих (Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640

«О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»

).

Правда обязанность вести личные дела может быть возложена на госучреждение еще и отраслевым нормативным актом.

В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации.

Как правильно прошивать документы?

Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время. В ряде случаев, например, подача документов частным предпринимателем для государственной регистрации, неправильно подшитые документы вам будут возвращены для устранения недочетов.

При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы:

  1. Иголка (шило, дырокол) либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов;
  2. Клей;
  3. Бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
  4. Обложка дела 229×324 мм для архивных дел;
  5. Ножницы.
  6. Нитки ЛШ-21 или банковский шпагат;

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции. При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

  1. Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.

1.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: — подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации.